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Retainer-Vereinbarung

Stand: 2026-08-30 · v1.2

Diese Standard-Retainer-Vereinbarung ergänzt die AGB und die AVV. Sie konkretisiert Leistungsumfang, Vergütung, Laufzeit, Sign-Off-Block und Haftungsverteilung. Mandanten erhalten dieses Dokument vor dem Erstgespräch zur Prüfung – keine Tricks im Kleingedruckten.

Auftraggeber: [Firma, Anschrift, Vertretung, USt-IdNr.] Auftragnehmer: Noorder partners GmbH, Hamburg, vertreten durch Martin Zielinski Datum: [Datum] · Vertrags-Nr.: AUTOPILOT-RT-[YYYY-MM-NNN]

1. Gegenstand

Der Auftragnehmer übernimmt für den Auftraggeber dauerhaft die folgenden Leistungen (im Folgenden „Retainer-Leistungen”):

Kapazitätsrahmen. Der erwartete Betreuungsumfang wird bei Vertragsschluss gemeinsam geschätzt und in Anlage 1 festgehalten: erwartete Zahl der Themen je Monat, deren typischer Zuschnitt und die Zahl der einreichungsberechtigten Ansprechpersonen. Der Retainer deckt diesen Rahmen einschließlich üblicher Schwankungen ab; einzelne Monate mit höherem Aufkommen begründen keine Zusatzvergütung. Weicht die Inanspruchnahme über ein volles Quartal hinweg deutlich ab – nach oben oder nach unten –, passen die Parteien Rahmen und Vergütung im Quartals-Review gemeinsam an; bis zu einer Einigung läuft die Leistung unverändert weiter. Ein Tarif- oder Stufenmodell besteht nicht.

Abgrenzung zu Individuellen Projekten. Maßgeblich ist der Charakter der Leistung, nicht ihr Stundenumfang. Einordnen, Bewerten, Begleiten und Übergeben ist Retainer-Leistung; Herstellen, Integrieren und Betreiben ist ein Individuelles Projekt und wird gesondert beauftragt. Stellt der Auftragnehmer unterwegs fest, dass ein Thema seinem Charakter nach ein Projekt ist, zeigt er dies vor der weiteren Bearbeitung an; eine nachträgliche Abrechnung ohne vorherige Anzeige ist ausgeschlossen.

2. Vergütung

2.1 Monatlicher Retainer

3.500,00 EUR netto / Monat, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19%). Abrechnung monatlich im Voraus. Es gibt genau diesen einen Retainer-Preis; ein Tarif- oder Stufenmodell, ein Jahresplan und ein Jahresvertrag bestehen nicht.

2.2 Pausierung

Der Auftraggeber kann den Retainer zum Ende jedes Abrechnungsmonats pausieren und jederzeit wieder aktivieren – ohne Angabe von Gründen, über das Mandantenportal oder in Textform. Für pausierte Monate wird keine Vergütung berechnet; während der Pause ruhen die Retainer-Leistungen einschließlich der Reaktionszeit-Zusage nach § 1. Der Themenspeicher und das Mandantenprofil bleiben während der Pause erhalten und stehen bei Reaktivierung unverändert zur Verfügung. Bei Reaktivierung gilt dieser Vertrag unverändert fort.

2.3 Business-Case-Session (Einstieg)

Die vorgeschaltete Business-Case-Session (60 Minuten) wird mit 500,00 EUR netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer vergütet. Nimmt der Auftraggeber danach einen Retainer auf, wird dieser Betrag vollständig auf die erste Monatsrechnung angerechnet.

2.4 Zahlungsweise

Automatische Abrechnung über Stripe (SEPA, Kreditkarte) – Standard. Auf Wunsch Rechnungszahlung mit Zahlungsziel 14 Tage netto ab Rechnungsdatum.

2.5 USt-Behandlung

Bei deutschen B2B-Auftraggebern ohne USt-IdNr: 19% USt aufgeschlagen. Bei deutschen B2B-Auftraggebern mit gültiger USt-IdNr: 19% USt mit Ausweis. Bei EU-B2B mit gültiger ausländischer USt-IdNr: Reverse-Charge-Verfahren (Hinweis auf Rechnung, kein USt-Aufschlag).

3. Laufzeit, Pausierung & Kündigung

3a. Vertretung und Ausfall des Auftragnehmers

(1) Ausfall. Ist der Auftragnehmer unvorhergesehen an der Leistungserbringung gehindert (Krankheit, Unfall, sonstige Verhinderung), ruht ab dem fünften aufeinanderfolgenden Arbeitstag der Verhinderung die Reaktionszeit-Zusage nach § 1; die Retainer-Vergütung wird für die Dauer der Verhinderung anteilig (1/30 je Kalendertag) gutgeschrieben. Der Auftragnehmer zeigt die Verhinderung unverzüglich in Textform an, sobald ihm dies möglich ist.

(2) Vertretung. Der Auftragnehmer hält für den Verhinderungsfall eine Vertretung vor und benennt sie dem Auftraggeber auf Anforderung namentlich, spätestens bei Eintritt des Verhinderungsfalls. Die Vertretung ist auf dieselbe Vertraulichkeit verpflichtet (§ 7); erhält sie Zugriff auf personenbezogene Daten des Auftraggebers, wird sie zuvor als Sub-Verarbeiterin in Anhang D der AVV aufgenommen und dem Auftraggeber nach den dort geregelten Fristen mitgeteilt.

(3) Dauerhafte Verhinderung. Dauert die Verhinderung über 30 zusammenhängende Kalendertage an, kann der Auftraggeber diesen Vertrag mit sofortiger Wirkung außerordentlich kündigen. Bereits gezahlte Vergütung für nicht erbrachte Leistungen wird erstattet.

(4) Datenkontinuität. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass der Auftraggeber jederzeit über eine vollständige, lesbare Kopie seiner Betriebsakte und seines Mandantenprofils („Mandant-Memory”, § 1) verfügen kann. Der Auftraggeber kann sie jederzeit in Textform anfordern und erhält sie binnen fünf Arbeitstagen; im Fall des Absatzes 3 unaufgefordert binnen zehn Arbeitstagen.

4. Individuelle Projekte (On-Top)

Über die Retainer-Leistungen hinaus können vereinbart werden:

Individuelle Projekte ergeben sich aus der laufenden Zusammenarbeit, nicht aus vordefinierten Paketen.

5. Mensch-Final-Review (SLA)

Jeder Output, der den Auftraggeber erreicht, wird vor Auslieferung von einem qualifizierten Menschen auf Seiten des Auftragnehmers gegengelesen. Der Output trägt einen einheitlichen Sign-Off-Block mit Reviewer-Name, verwendeten KI-Modellen und EU-AI-Act-Risk- Klasse.

6. Mitwirkung des Auftraggebers

7. Vertraulichkeit & Datenschutz

Beide Parteien behandeln nicht-öffentliche Informationen vertraulich. Die Vertraulichkeitspflicht gilt für die Vertragslaufzeit und drei Jahre danach.

Datenverarbeitung erfolgt nach DSGVO. Die separate Auftragsverarbeitungs- Vereinbarung (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist Bestandteil dieses Vertrags und wird mit ihm unterzeichnet.

Pattern-Bridge: Aus dem laufenden Mandat können anonymisierte Erkenntnis- Muster abgeleitet und in Empfehlungen an andere Auftraggeber einfließen. Anonymisierung schließt Namen, identifizierende Branchen-/Größen-Kombinationen und geschäftsgeheimnis-relevante Details aus. Ein Muster wird erst gebildet, wenn es sich auf mindestens drei voneinander unabhängige Mandate stützt – so kann aus einem Muster nicht auf einen einzelnen Auftraggeber zurückgeschlossen werden. Widerspruch jederzeit per E-Mail an datenschutz@autopilot.consulting. Details siehe AVV Anhang B sowie AGB § 6.

7a. Zusagen gegenüber der Arbeitnehmervertretung

(1) Einbindung ab Tag 1. In mitbestimmten Betrieben wird der Betriebsrat ab der ersten Diskussion eines KI-Vorhabens einbezogen – vor dem Rollout, nicht danach (§ 87 BetrVG). Der Auftragnehmer nimmt ein Mandat nicht an, wenn der Betriebsrat nicht eingebunden wird.

(2) Kein personenbezogenes Tracking. Der Auftragnehmer konzipiert, empfiehlt und betreibt keine Mechanismen zur individuellen Leistungs- oder Verhaltenskontrolle Beschäftigter: keine individuellen Performance-Profile, kein Standort-Tracking, keine Bildschirm- oder Tastaturerfassung, keine personenbezogene Nutzungsstatistik im Reporting, keine Weitergabe von Verhaltensdaten. Anonymisierte Team-Aggregate sind zulässig, Personenprofile nicht.

(3) Teilnahme an der Betriebsversammlung. Auf Wunsch des Betriebsrats erläutert der Auftragnehmer die Methode persönlich in einer Betriebs- oder Betriebsräteversammlung und beantwortet Rückfragen. Die Teilnahme ist mit der Retainer-Vergütung abgegolten; Reisekosten nach Aufwand.

(4) Kein Personalabbau als Mandatszweck. Der Auftragnehmer nimmt Mandate nicht an, deren erklärtes Ziel der Abbau von Personal durch den Einsatz von KI ist.

(5) Rechtsnatur. Die Absätze (1) bis (4) sind Leistungsinhalt und keine Absichtserklärung. Absatz (2) ist zugleich Weisung im Sinne der AVV; eine entgegenstehende Weisung des Auftraggebers ist unbeachtlich.

8. Geistiges Eigentum

Konzepte, Dokumente, Code und Implementierungen, die speziell für den Auftraggeber erstellt werden, gehen nach vollständiger Bezahlung in dessen Eigentum über. Methoden, Frameworks und nicht-kundenspezifische Tools bleiben beim Auftragnehmer (mit zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktem, unentgeltlichem Mit-Nutzungsrecht des Auftragnehmers an kundenspezifischen Ergebnissen für eigene Zwecke).

9. Haftung

Haftung uneingeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten beschränkt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden – höchstens auf den im jeweiligen Vertragsjahr gezahlten Gesamtbetrag, mindestens jedoch 24.000 EUR.

Haftung für leichte Fahrlässigkeit bei nicht-wesentlichen Pflichten ausgeschlossen. Verjährung von Schadensersatzansprüchen: 1 Jahr ab Kenntnis, soweit gesetzlich nicht kürzer.

10. AGB-Geltung

Im Übrigen gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Noorder partners GmbH in der unter autopilot.consulting/agb veröffentlichten, bei Vertragsschluss geltenden Fassung als ergänzender Bestandteil dieses Vertrags. Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung vor.

11. Schlussbestimmungen

Auftraggeber:

[Name, Funktion, Datum]

Auftragnehmer:

Martin Zielinski (Geschäftsführer Noorder partners GmbH), [Datum]